Quale documentazione è richiesta?
In generale, i documenti richiesti per la gestione delle non conformità sono:
– ProcedureLe procedure di gestione delle non conformità sono obbligatorie e molto comuni per qualsiasi organizzazione o azienda. Questo documento deve guidare tutti i dipendenti dell’organizzazione a essere consapevoli del processo di gestione delle non conformità. Anche il riconoscimento e la formazione di questa procedura sono considerati fondamentali nell’ambito della vostra attività.
– Modello di modulo Affinché tutto sia ben registrato, è necessario fornire e sviluppare un quadro standardizzato strutturato in modelli di modulo che i dipendenti devono compilare in caso di incidenti. Ad esempio, i Rapporti di Non Conformità (NCR) e i Rapporti di Indagine sulle Non Conformità vengono solitamente creati e sollevati per ogni non conformità riscontrata utilizzando modelli di moduli standardizzati.
– Altri documenti Poiché le non conformità possono variare, la vostra organizzazione deve conservare altri documenti di supporto pertinenti. Questi possono supportare il processo di indagine in modo più semplice, oltre a sostenere l’azione correttiva condotta.
Mantenere le informazioni conservate può sembrare un’ulteriore seccatura quando ci si destreggia tra le altre attività operative quotidiane, soprattutto per garantire che tutti i documenti conservati siano disponibili durante qualsiasi audit o attività a scopo di revisione.
Noi di Stendard abbiamo sviluppato un software proprietario, uno strumento interessante nell’ambito del vostro sistema di gestione documentale, per conservare le informazioni o la documentazione conservata in modo non cartaceo, consentendovi di accedervi ovunque.
Con Stendard Solution™ come uno degli strumenti software, le organizzazioni possono controllare facilmente tutti i processi, migliorando la produttività aziendale, risparmiando sui costi e garantendo che i clienti siano soddisfatti del servizio fornito. Non esitate a scoprire di più sulla nostra piattaforma qui.
Riflessioni finali
Un solido sistema di controllo del processo di gestione delle non conformità apporterà notevoli benefici al vostro sistema di gestione e alla vostra attività, compresa la definizione della Procedura di gestione delle non conformità e di altre SOP pertinenti.
Ma ancora più importante è il modo in cui viene implementato nell’intero processo aziendale, il grado di consapevolezza dei dipendenti e il modo in cui le procedure di azione correttiva e preventiva lo supportano.
Gli altri vantaggi dell’implementazione continua di un solido sistema di gestione delle non conformità sono i seguenti:
– Riduzione e o prevenzione del ripetersi di non conformità
– Riduzione dei reclami dei clienti
– Miglioramento continuo dell’efficacia dei sistemi di gestione, compresa la conformità a qualsiasi standard di qualità.
– Miglioramento continuo della qualità del prodotto o del servizio fornito
– Miglioramento dell’efficienza delle risorse attraverso il riesame del sistema
La funzione di controllo di questo sistema potrebbe essere gestita al meglio dai vostri responsabili della qualità, in quanto sia le conformità che le non conformità sono inseparabili dal sistema di gestione o dagli standard di qualità stessi.
In alternativa, se la vostra azienda e il vostro business necessitano di supporto e assistenza per conformarsi ai requisiti di non conformità, i nostri consulenti interni possono anche fornire quanto segue:
1. Impostazione della procedura e del processo di non conformità, che funge da guida per il vostro team nell’implementazione delle migliori pratiche per:
○ Identificazione delle non conformità
○ Analisi della causa principale
○ Determinazione dei cambiamenti appropriati ogni volta che si verifica una non conformità
○ Garantire l’efficacia e il miglioramento dei vostri sistemi di gestione della qualità
○ Conformità ai requisiti di non conformità dei vari standard ISO
○ Assicurare che i processi siano ben documentati.
2. Affrontare qualsiasi non conformità derivante da audit interni o esterni sullo standard ISO a cui la vostra azienda è conforme. Ciò include il suggerimento documentato per il miglioramento e la rettifica del processo della vostra azienda per affrontare la non conformità, assicurando che non si ripeta.
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